fccDataPrivacy für Vereine

Ähnlich wie Behörden oder Unternehmen unterliegen gemeinnützige Organisationen wie Vereine und Verbände dem Datenschutzrecht (EU-DSGVO, ePrivacy, lokales Recht).

Wir stehen oft in Kontakt mit Vereinen, die die Einhaltung der DSGVO für sich in Anspruch nehmen, nur weil sie eine Datenschutzerklärung und ein Cookie-Banner zur Verfügung stellen (erstellt durch Anpassung generischer Vorlagen oder Verwendung von auf dem Markt erhältlichen Freeware-Generatoren). Wie unter Datenschutz ist in aller Munde beschrieben, bedeutet DSGVO-Konformität jedoch viel mehr, einschließlich der Speicherung aller Einwilligungsereignisse, der regelmässigen Überprüfung der DSGVO-relevanten Dokumente auf Änderungen der gesetzlichen Grundlagen (Datenschutzerkärung, Cookie-Regelung, etc.), der Unterstützung verschiedener Prozesse zur Abdeckung von Benutzerrechten und vielem mehr.

 

fccDataPrivacy für Vereine ist eine vollumfängliche Implementierung der DSGVO zu einem erschwinglichen Preis.

Vereine und Verbände nutzen in aller Regel eine Standardsoftware zur Administration ihrer Mitglieder, Veröffentlichung eines Event-Kalenders und der vereinsinternen Buchhaltung. Zusätzlich betreiben sie eine Webseite und das Web-Tool / CMS ist entweder in der Vereins-Verwaltungssoftware integriert oder mit einem marküblichen Web-Tool / CMS erstellt.

fccDataPrivacy für Vereine setzt auf diesem Modell auf und bietet eine gehostete integrierte Datenschutzplattform die alle DSGVO-relevanten Elemente enthält:

  • Erstellung der Rechtsdokumente (Datenschutzerklärung, Cookie-Richtlinie und Banner)
  • Verarbeitungsverzeichnis basierend auf der genutzten Vereins-Verwaltungssoftware und die zugehörigen Auftragsverarbeitungsverträge
  • Automatisierte Aktualisierung der Rechtsdokumente bei Gesetzesänderungen
  • Installationsanweisung der Lösung für die Web-Umgebung des Kunden
  • Besuchersicht der Website (Datenschutzerklärung, Cookie-Richtlinie und Banner)
  • Backend-Sicht (Zustimmung, Verarbeitungsverzeichnis)
  • Mitarbeiterschulung und Schulungsnachweis
  • Und vieles mehr.

Bitte beachten: Vereine ohne Vereins-Verwaltungssoftware können fccDataPrivacy ebenfalls nutzen (siehe: Fragen und Antworten). 

 

fccDataPrivacy für Vereine wird in 2 Editionen angeboten:  

 

 

Funktionsbeschreibungen:

Rechtliche Dokumente    

Rechtliche Dokumente sind:

  • Datenschutzerklärung
    Die Datenschutzerklärung (DSGVO Art. 13 und 14) beschreibt, wie personenbezogene Daten von einer Organisation verarbeitet werden, d.h. wie diese Daten gesammelt, genutzt und ob sie an Dritte weitergegeben werden. Darüber hinaus wird oft beschrieben, welche Massnahmen die Organisation ergreift, um die Privatsphäre ihrer Kunden oder Nutzer zu gewährleisten.
  • Cookie-Richtlinie
    Basierend auf der e-Privacy-Richtlinie (oder auch: Cookie-Gesetz) sind Organisationen beim Einsatz von Cookies dazu verpflichtet, persönliche Daten eines Nutzers nicht ohne seine Einwilligung zu erfassen. Die Cookie-Richtline muss alle eingesetzten Cookies ausweisen, mit denen persönliche Daten erfasst werden können.
    Die fccDataPrivacy Webseite nutzt keine Tracking Cookies.
  • Cookie-Banner
    Das Cookie-Banner ist die rechtliche Umsetzung der Cookie-Richtline und wird beim ersten Besuch (und je nach Konfiguration auch bei weiteren Besuchen) des Nutzers auf einer Webseite angezeigt und erlaubt dem Nutzer, die Installation von Cookies auf seinem Rechner zuzulassen oder abzulehnen.

Verarbeitungsverzeichnis      

Nach Artikel 30 DSGVO (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) muss jeder Verantwortliche ein Verarbeitungsverzeichnis führen (und aktuell halten). Dieses beinhaltet:

  • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
  • Zwecke der Verarbeitung
  • Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und Daten
  • Kategorien von Empfängern
  • Drittländer, an die Daten übermittelt werden
  • Löschfristen von personenbezogenen Daten
  • technische und organisorische Massnahmen zum Schutz der Daten.

Für unterstützte Vereinsverwaltungs-Software ist das Verarbeitungsverzeichnis in fccDataPrivacy für Vereine bereits definiert. Diese Verarbeitungsverzeichnisse sind dabei auf die funktionalen Möglichkeiten der jeweiligen Vereinsverwaltungs-Software ausgerichtet und nicht auf die tatsächliche Nutzung in einem Verein / Verband. Wenn gewünscht, kann das Verarbeitungsverzeichnis auf die tatsächliche Nutzung angepasst werden (Projekt nach Aufwand).

Einwilligungen          

Grundsätzlich ist die Verarbeitung persönlicher Daten natürlicher Personen verboten (Art. 6 DSGVO, Rechtmässigkeit der Verarbeitung), ausser sie ist durch eine Reihe von Erwägungsgründen explizit erlaubt. Einer dieser Gründe ist die Einwilligung. Einwilligungen braucht es für alle Newsletter oder Online-Bestellungen; d.h. für alle Web-Forms, die persönliche Daten erfassen. Der Webseiten-Betreiber (Verantwortlicher) muss Einwilligungen nachweisen können, d.h. alle Einwilligungen müssen gespeichert werden.

fccDataPrivacy speichert alle Einwilligungen im Hintergrund und stellt sie im Admin-Portal zur Verfügung.

Admin Portal        

Das Admin-Portal enthält alle für den laufenden Betrieb notwendigen Funktionen, Dokumente und Daten, einschliesslich Auto-Trail (Änderungsnachweis).

Die Webseite als auch das Admin-Portal sind nach dem Stand der Technik gegen Cyber-Angriffe geschützt und der Zugang zum Admin-Portal ist zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Authentisierung gesichert.

Ausbildung          

Für registrierte Kunden haben definierte Benutzer Zugang zu einem Learning Management System (Campus), das erste und laufende Lektionen über die DSGVO und die Nutzung von fccDataPrivacy in einem Club anbietet. Jede Lektion wird von einer Kurzprüfung (Quizz) begleitet. Wenn Sie das Quiz mit 75% richtigen Antworten bestehen, erhält der Benutzer ein Zertifikat und diese Ausbildung wird in Ihren Ausbildungsnachweis eingetragen (gesetzliche Verpflichtung zum Nachweis der regelmässigen Ausbildung).

Support            

Registrierte Kunden haben Zugang zu einem Ticketing-System um Probleme zu melden.

 

 

 

Preisbeispiel für die Standard-Edition mit 2 Sprachen:

  • 1 x einmalige Implementation = CHF 300.00
  • 2 x Lizenz pro Sprache = CHF 54.00
  • 1 x Hosting = CHF 130.00
  • Total: CHF 300.00 einmalig und CHF 184.00 jährliche Hosting-Gebühren.

Detaillierte Information über Preise: fccDataPrivacy Preisliste.

 

 

Fragen & Antworten

Vereine, die ihre Administration ohne  Vereinsverwaltungs-Software durchführen (z.B. manuell oder mit selbst zusammgestellten Tools) können die für ihre Bedürfnisse passende fccDataPrivacy für KMU Edition wählen und bestellen. 

Die Erstellung des Verarbeitunsverzeichnisses ist dann ein Projekt nach Aufwand. Da die Verarbeitungsaktivitäten in allen Vereinen ähnlich sind, sollte die Erstellung des Verarbeitunsverzeichnisses in einem Tag durchzuführen sein.

Die Starter Edition ist gedacht für sehr kleine Vereine und Verbände bis zu 25 Mitgliedern. Während der rechtlich unterstützte Rahmen für beide Editionen identisch ist, gibt es Unterschiede bei der Anzahl der berechtigen Personen für den Zugriff auf das fccDataPrivacy Portal wie auch in der Form des Supports.

Ja, jederzeit. Erstellen Sie einfach ein Ticket und wir machen das Upgrade. Sie werden dann für den Rest der aktuellen Abonnementlaufzeit mit den anteiligen Gebühren belastet.

Bitte beachten Sie: Ein Downgrade von Standard auf Starter Edition ist nicht möglich.

Die Abonnementlaufzeit beträgt ein Jahr mit automatischer Verlängerung um ein weiteres Jahr, wenn nicht 1 Monat vor Ende der Abonnements-Laufzeit gekündigt wird. Kündigungen können schriftlich oder in Textform (z. B. per E-Mail oder Kontaktformular) erfolgen.

Bei einer Kündigung innerhalb der Abonnements-Laufzeit erfolgt keine anteilige Rückzahlung.

Für den fccDataPrivacy-Teil werden alle Daten in sicheren Rechenzentren in der Schweiz und in EU-Mitgliedstaaten gespeichert.

Für Ihre Vereinsverwaltungs-Software lesen Sie bitte die Informationen Ihres Softwareanbieters (meist wird Vereineverwaltungs-Software als SaaS-Modell gehostet und die Datenschutzerklärung Ihres Anbieters sollte angeben, in welchen Ländern sich seine Rechenzentren befinden).

Für den rechtlichen Teil (die Elemente, die für die Besucher Ihrer Webseite sichtbar sind: Datenschutzerklärung, Cookie-Richtlinie, Cookie-Banner) unterstützen wir derzeit die Sprachen Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Portugiesisch, Russisch und Spanisch).

Die Verarbeitungsverzeichnisse und das fccDataPrivacy Admin Portal steht derzeit Englisch und Deutsch zur Verfügung.

fccDataPrivacy wird in Ihrem Web-Tool installiert. Die Installationsprozedur für die unterstützten Web-Tools ist gut dokumentiert und getestet. Der Installationsaufwand hängt von den Fähigkeiten und Erfahrungen der Person ab, die die Installation durchführt. Ein professioneller oder semiprofessioneller Web-Entwickler kann die Installation innerhalb weniger Stunden durchführen.

Sollten Sie selbst über keine Ressourcen für die Installation verfügen, können Sie gerne auf einen unserer Installations-Partner zurückgreifen.

fccDataPrivacy wird für eine Reihe von unterstützten Umgebungen ausgeliefert. Dies sind die beliebtesten nativen CMS-Tools (wie WordPress, Joomla!, Magento), integrierte Web-Tools mit Ihrer Vereinsverwaltungs-Software oder eine beliebige Kombination aus den oben genannten. Eine Liste der unterstützten Umgebungen finden Sie unter Unterstützte Plattformen.

Es ist unser Bestreben, die von unseren Kunden eingesetzten Werkzeuge zu unterstützen. Wenn Ihre Umgebung nicht auf der Liste der unterstützten Umgebungen steht, lassen Sie es uns einfach wissen und wir zeigen Ihnen entweder, wie Sie sie installieren können oder beginnen mit der Arbeit an der Integration. Wir berechnen keine neuen Integrationen - besser noch: Der erste Kunde, für den wir eine neue Integration implementieren, erhält einen 100%igen Rabatt auf die Installationsgebühren.

fccDataPrivacy für Vereine ist für Partnerschaften konzipiert und wir unterstützen sowohl Distributions- als auch Installations-Partner. Typische Partner sind Web-Agenturen, Web Hosting Provider oder Hersteller von Vereinsverwaltungs-Software. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.